De fleste virksomheter har i dag gode rutiner for cybersikkerhet. Ansatte lærer å gjenkjenne phishing, varsle om mistenkelige e-poster og låse PC-en når de forlater arbeidsplassen. Mange gjennomfører også årlige brannøvelser og HMS-opplæring.
Men hvor mange virksomheter trener de ansatte på hva de skal gjøre når en reell krise oppstår?
Hva skjer dersom en kunde blir truende? En kollega får hjertestans? En alvorlig arbeidsulykke skjer? En tidligere ansatt tar seg inn i lokalene? Eller en medarbeider over tid viser tegn på rusmisbruk, alvorlige psykiske utfordringer eller radikalisering?
Slike hendelser skjer oftere enn mange tror. Spørsmålet er ikke om virksomheten har en beredskapsplan, men om organisasjonen faktisk vet hvordan den skal brukes.
En beredskapsplan er bare verdifull dersom den brukes
Mange virksomheter har en beredskapsplan liggende på intranettet eller i en perm. Planen tilfredsstiller kanskje myndighetskrav eller interne revisjoner, men den er lite verdt dersom ingen kjenner innholdet når en alvorlig hendelse oppstår.
God beredskap handler om mennesker, ledelse og evnen til å ta riktige beslutninger under press.
Derfor bør alle virksomheter ha både en oppdatert beredskapsplan og et system for regelmessig beredskapstrening.
En god beredskapsplan bør beskrive hele hendelsesforløpet
En beredskapsplan bør være enkel å forstå og gi tydelige svar på hva organisasjonen skal gjøre før, under og etter en hendelse.
Før en hendelse
God beredskap starter lenge før noe skjer.
Planen bør blant annet beskrive:
-
Hvilke hendelser virksomheten kan bli utsatt for.
-
Roller og ansvar i kriseorganisasjonen.
-
Varslingsrutiner.
-
Kontaktlister.
-
Hvem som kan fatte beslutninger.
-
Hvordan ansatte skal informeres.
-
Hvordan virksomheten skal samarbeide med politi, nødetater eller andre eksterne aktører.
Like viktig er det at både ledere og ansatte kjenner planen og vet hva som forventes av dem.
Under en hendelse
Når en alvorlig situasjon oppstår, er tiden knapp.
Da må alle vite:
-
Hvem leder hendelsen?
-
Hvem varsler?
-
Hvem kommuniserer med ansatte, kunder og media?
-
Hvor skal ansatte møte?
-
Hvordan ivaretas personer som er direkte berørt?
-
Hvordan dokumenteres beslutninger?
En god plan gir struktur når situasjonen oppleves kaotisk.
Etter en hendelse
Arbeidet er ikke over når den akutte situasjonen er håndtert.
-
Minst like viktig er oppfølgingen.
-
En god beredskapsplan bør beskrive:
-
Hvem rapporterer hendelsen.
-
Hvordan erfaringene dokumenteres.
-
Hvordan ansatte følges opp.
-
Behov for debrief og psykososial støtte.
-
Kommunikasjon internt og eksternt.
-
Hvordan virksomheten lærer av hendelsen og forbedrer planverket.
En organisasjon som lærer av hendelser, blir bedre rustet neste gang noe skjer.
Beredskap må trenes, ikke bare planlegges
Ingen forventer at ansatte skal håndtere en brann uten å ha deltatt på en brannøvelse.
Likevel forventer mange at ledere og ansatte skal håndtere alvorlige kriser uten noen form for trening.
Det er urealistisk.
Når mennesker blir stresset, påvirkes hukommelse, kommunikasjon og beslutningsevne. Derfor må beredskap trenes mens situasjonen er trygg.
Gjennom realistiske beredskapsøvelser får organisasjonen mulighet til å teste planverket, avdekke svakheter og bygge trygghet før en reell hendelse oppstår.
Hvor ofte bør virksomheter gjennomføre beredskapstrening?
For de fleste virksomheter anbefales det å gjennomføre beredskapstrening minst to ganger i året.
Dette gir mulighet til å:
-
teste ulike scenarioer
-
øve nye ansatte
-
oppdatere roller og ansvar
-
forbedre beredskapsplanen
-
styrke samhandling mellom ledelse og ansatte
Beredskap er ferskvare. Kunnskap som ikke brukes, blir raskt glemt.
Hele virksomheten bør involveres
Mange tenker at beredskap først og fremst handler om ledergruppen.
Det stemmer ikke. Ledergruppen må kunne lede en krise, men de ansatte er ofte de første som oppdager at noe er galt. Derfor bør alle ansatte vite hvordan de skal reagere dersom de opplever eller observerer en alvorlig hendelse.
Det kan være:
-
en person som opptrer truende
-
vold eller trusler mot ansatte
-
en alvorlig arbeidsulykke
-
hjertestans eller annen akutt sykdom
-
en person som får uautorisert adgang til bygget
-
en kollega som viser bekymringsfull adferd
-
mobbing eller trakassering
-
mistanke om rusmisbruk
-
digitale trusler kombinert med fysisk oppmøte
-
sabotasje eller skadeverk
Jo tidligere en hendelse oppdages og varsles, desto større er muligheten for å begrense konsekvensene.
Krisehåndtering handler om mennesker
I en krise er det lett å fokusere på prosedyrer og sjekklister. Men de viktigste ressursene er menneskene. God kriseledelse handler om å skape trygghet, kommunisere tydelig og ta gode beslutninger under press.
Det handler også om å ivareta ansatte, både de som er direkte berørt og de som har deltatt i håndteringen. En organisasjon som tar vare på sine medarbeidere etter en alvorlig hendelse, bygger både tillit og motstandskraft.
Beredskap skaper trygghet før krisen kommer
Ingen kan forutsi når neste alvorlige hendelse skjer. Men alle virksomheter kan forberede seg. Med en oppdatert beredskapsplan, regelmessig beredskapstrening og realistiske beredskapsøvelser blir organisasjonen bedre rustet til å håndtere uforutsette situasjoner.
Når krisen først oppstår, er det ikke tidspunktet for å finne ut hvem som har ansvaret.
Da skal planen være kjent, rollene være innøvd og organisasjonen være klar til å handle.
Det er nettopp derfor beredskap må trenes, ikke bare dokumenteres.
Ønsker du mer info eller bistand til å gjennomføre beredskapsøvelser? Les mer her og ta kontakt!