Ofte stilte spørsmål

Semac sin applikasjon, Jig, er gjennom mange år utviklet i samarbeid med våre store og små kunder:

• Enkel registrering av kandidater

• Full oversikt over status i prosessen

• Ferdige rapporter tilgjengelig i portalen

Løsningen er brukervennlig og krever normalt ingen opplæring.

• Du kan bli kunde gjennom vår webshop ved å velge mellom de forhåndslagde bakgrunnssjekk nivåene. Du finner webshoppen her.

• For mer skreddersydde løsninger kan du ta kontakt med oss her: post@semac.no

• Når kontrakten er signert vil du få tilgang til Jig, hvor du kan bestille bakgrunnssjekker.
  

• Semac behandler saker innen maks 5 virkedager

• Snitt siste år: 3,9 virkedager

• Total tid kan variere når eksterne kilder må kontaktes (særlig i utlandet)

Hvis en ekstern kilde bruker lang tid sendes en midlertidig rapport. Semac følger opp saken til ferdig rapport foreligger.

Rapportene er tilgjengelige for autoriserte brukere i Semac sin sikre applikasjon.

Rapporten viser:

• Hvilke kontroller som er gjennomført

• Resultatene av kontrollene

• Eventuelle kommentarer (forklaringer/presiseringer)

• Eventuelle anmerkninger (forhold som bør vurderes nærmere)

• En anmerkning betyr ikke nødvendigvis at noe er galt, men at det bør vurderes av arbeidsgiver.

Semac kan bistå med å gjennomføre kontradiksjon overfor kandidaten.

Ja, Semac tilbyr integrasjoner mot flere HR‑, ATS‑ og rekrutteringsplattformer.

Ja, Semac utfører globale verifikasjoner.

Prisen avhenger av type og omfang.

Se priseksempler i webshopen.

For mer informasjon: post@semac.no

Ja, Semac tilbyr flere relevante tjenester før, under og etter arbeidsforholdet samt tjenester som bidrar til å sikre tryggere ansettelsesforhold.

Les mer om våre tjenester.

Ja. Bakgrunnssjekker er lovlige når arbeidsgiver har et gyldig behandlingsgrunnlag etter personvernregelverket og gjennomfører undersøkelsene på en nødvendig, forholdsmessig og åpen måte. Arbeidsgivere kan behandle personopplysninger som er nødvendige for å vurdere kandidater i en ansettelsesprosess.

Arbeidsgiver kan innhente og verifisere opplysninger som er relevante for stillingen og nødvendige for å ta en forsvarlig ansettelsesbeslutning. Dette kan omfatte:

• verifisering av utdanning

• verifisering av arbeidserfaring

• gjennomgang av åpne medier

• kredittvurdering når det er saklig grunnlag

• andre forhold som er relevante for stillingen

Bakgrunnssjekker kan variere i omfang, men må alltid være forholdsmessige og knyttet til et legitimt formål.

Semac starter aldri en bakgrunnssjekk før du har signert en «Erklæring om bakgrunnssjekk».
Du mottar denne på SMS og e‑post.

Du får:

• informasjon om hva som kontrolleres

• mulighet til å godkjenne vilkårene

• oversikt over hvilke kilder som kan kontaktes

Arbeidsgiver, der du har søkt jobb eller engasjement (vår oppdragsgiver) skal informere deg om:

• hvorfor bakgrunnssjekken gjennomføres

• hva som kontrolleres

• hvilket behandlingsgrunnlag som brukes

• hvilke rettigheter du har

Du har flere rettigheter når det gjennomføres en bakgrunnssjekk. Du har rett til:

• Informasjon om hva som sjekkes og hvorfor

• Innsyn i opplysningene som behandles (via arbeidsgiver, som er behandlingsansvarlig)

• Sletting av opplysninger som ikke lenger er nødvendige

• Begrensning av behandlingen i visse tilfeller

• Protest dersom du mener behandlingen ikke er berettiget

• Klage til Datatilsynet dersom du mener rettighetene dine ikke ivaretas

Disse rettighetene følger av personopplysningsloven/GDPR.

Kun autoriserte personer har tilgang:

• Autorisert personell hos Semac (databehandler)

• Autoriserte personer hos arbeidsgiver (behandlingsansvarlig)

Tilgangen er strengt begrenset etter prinsippet om minste privilegium.

Ja, men kun når det er nødvendig for å verifisere opplysninger du selv har oppgitt. Dette kan omfatte:

• Utdanningsinstitusjoner

• Tidligere arbeidsgivere

• Kvalitetssikrede verifikasjonspartnere

Dette fremgår tydelig av erklæringen du signerer før prosessen starter.

Lagringstiden avtales mellom Semac og arbeidsgiver. Den kan settes mellom:

• Minimum 3 måneder

• Maksimum 24 måneder

Det er formålet med lagringen som styrer lengden. Data slettes automatisk når lagringstiden utløper.

Semac har en helhetlig tilnærming til informasjonssikkerhet og benytter tekniske, organisatoriske og menneskelige tiltak:
Ansatte

• Underlagt taushetsplikt

• Får jevnlig opplæring i personvern og sikkerhet

Teknologi

• Kryptert kommunikasjon

• Sikre lagringsløsninger

• Tiltak mot cybertrusler og uautorisert tilgang

Organisering

• Etablerte rutiner for risikostyring og kvalitetssikring

• Streng tilgangskontroll

• Alle oppslag loggføres for sporbarhet

Du kan be om innsyn i bakgrunnssjekken gjennom arbeidsgiveren/oppdragsgiveren du er i prosess med. Grunnen er at:

• Arbeidsgiver er behandlingsansvarlig

• Semac er databehandler

Alle henvendelser om innsyn, retting, supplering eller sletting skal derfor rettes til arbeidsgiver.

Persondata tilgjengelig for arbeidsgiver (behandlingsansvarlig)

• Navn

• Fødselsdato og personnummer

• Telefonnummer

• E‑postadresse

• Søknadsdokumenter

• Sluttrapporten, som viser hvilke opplysninger som er verifisert og eventuelle funn

Persondata tilgjengelig for Semac (databehandler)

Alt ovenfor, samt:

• Dokumentasjon på interne rutiner, sjekklister og notater knyttet til bakgrunnssjekken

• IP‑adresser

Alt slettes sammen med rapporten ved utløp av lagringstiden.

Semac gjennomfører bakgrunnssjekker på vegne av virksomheter i privat og offentlig sektor. Formålet er å bekrefte opplysninger kandidaten selv har oppgitt, slik at arbeidsgiver kan gjøre en trygg og korrekt vurdering.

For enkelte stillinger er bakgrunnssjekk lovpålagt. For øvrige stillinger er det anbefalt praksis i tråd med arbeidsgivers undersøkelsesplikt og myndighetenes veileder «Sikkerhet ved ansettelsesforhold».

Kandidaten har gitt skriftlig fullmakt til at Semac kan innhente og verifisere informasjon direkte fra relevante tredjeparter. Dere er oppført som kilde for opplysningene kandidaten har gitt.

Dere har ingen generell lovpålagt plikt, men:

• Kandidaten har rett til å få verifisert egne personopplysninger

• Arbeidsgiver har undersøkelsesplikt

• Mange virksomheter har interne rutiner som tilsier at slike forespørsler skal besvares

Vi ber derfor om at dere bistår ved å bekrefte eller avkrefte opplysningene.

Bakgrunnssjekker er ofte tidssensitive. Manglende svar kan føre til:

• Forsinkelser i rekrutteringsprosessen

• At kandidaten ikke kan gå videre

• At arbeidsgiver må legge til grunn at opplysningene ikke kan verifiseres