Bakgrunnssjekk er i dag et fagområde der teknologi, automatisering og AI spiller en stadig større rolle. Hos Semac brukes moderne løsninger aktivt for å effektivisere innhenting, strukturering og kvalitetssikring av data. Samtidig er ett prinsipp helt grunnleggende: vurderinger som kan påvirke en kandidat skal ikke overlates til teknologi alene.
For å forstå dette i praksis, tok vi en prat med Michelle. Hun har jobbet som analytiker i Semac siden 2022, er i dag senioranalytiker, og har så langt hatt ansvar for over 2500 saker.
Hva går jobben din ut på, kort fortalt?
Jeg verifiserer informasjon som kandidater har oppgitt, og innhenter relevant informasjon som kan påvirke en ansettelse. Jobben min er å sørge for at kunden får et riktig, objektivt og etterprøvbart beslutningsgrunnlag.
Hva er det kundene egentlig ønsker å oppnå med en bakgrunnssjekk?
Det handler om å sikre en trygg, korrekt og rettferdig rekrutteringsprosess. For arbeidsgiver er det beslutningsstøtte og en trygghet, men det er også viktig for kandidaten, at vurderingen skjer på riktig og objektivt grunnlag og at det som legges til grunn faktisk stemmer.
Hvorfor er det viktig med en menneskelig kontroll ved gjennomføringen?
En god bakgrunnssjekk handler i bunn og grunn om å redusere risiko og gi et riktig beslutningsgrunnlag. Teknologi er en viktig del av dette, og vi bruker automatisering, integrasjoner og AI der det faktisk gir bedre kvalitet og effektivitet.
Samtidig handler ikke en god bakgrunnssjekk bare om å samle inn informasjon fra kandidaten selv, som CV og oppgitte opplysninger, eller fra åpne kilder. Slike opplysninger er i utgangspunktet uverifiserte. Det viktigste vi gjør, er å sikre at informasjonen stemmer gjennom uavhengige og pålitelige kilder.
I praksis betyr det strukturert innhenting, grundig verifisering og ikke minst en faglig vurdering. Vi setter informasjonen i kontekst, vurderer kvaliteten på kildene og avdekker nyanser som ikke kommer frem av rådata alene.
Det er nettopp her den menneskelige faktoren er avgjørende. Teknologi hjelper oss å jobbe mer effektivt, men det er mennesker som vurderer, tolker og kvalitetssikrer resultatet. Det er i denne kombinasjonen at vi sikrer høy kvalitet og god risikohåndtering.
I vår arbeidshverdag er konseptet «Human-in-the-loop» avgjørende. Hver analytiker er trent i å vurdere relevans, kontekst og kvalitet, slik at vi passer på at både kundens behov og kandidatens rettigheter blir ivaretatt. Hvis vi oppdager noe som er uklart, eller det vi kaller for en anmerking, tar vi en ekstra runde og dobbeltsjekker, eventuelt gir kandidatene en mulighet til å forklare uklarheter. Dette for å være helt sikre på at det vi leverer er korrekt.
Kan du utdype mer rundt dette med viktigheten av “human-in-the-loop”. Hva betyr det i praksis, særlig ved søk i åpne kilder?
Det betyr at vi aldri overlater vurderingene til teknologi alene og da særlig ikke i åpne kilder, hvor fallgruvene er mange.
Først handler det om å finne rett person. Personer kan opptre med flere varianter av navnet sitt, med og uten mellomnavn, i ulik rekkefølge, med forskjellige stavemåter eller etter navnendringer. Samtidig deler mange identiske navn, særlig internasjonalt. Dette gjør det krevende å identifisere riktig person, og kan også gjøre det vanskelig å finne viktig informasjon på nettet. Uten menneskelig vurdering er det en reell risiko for at feil informasjon kobles til feil kandidat.
Deretter må vi vurdere hva som faktisk er relevant og hva som er lovlig å behandle. Ikke alt som finnes der ute kan eller skal brukes, som for eksempel religion, politisk oppfatning og etnisitet.
Vi vurderer også kildenes troverdighet og kvalitet. Er informasjonen publisert i et anerkjent, redaksjonelt medium med dokumenterte fakta og kildekontroll, eller stammer den fra uverifiserte enkeltuttalelser i fora, blogger eller sosiale medier som kan gi et skjevt eller feilaktig bilde av kandidaten?
Og ikke minst: Hvor går grensen mellom ytringsfrihet og uakseptabel eller ulovlig atferd, som rasisme, diskriminering eller oppfordring til vold? Dette krever skjønn og kontekstforståelse.
Det er her fagstoltheten vår kommer inn. Vi analytikere er trent i å vurdere, kvalitetssikre og sette funn i riktig sammenheng, ikke bare samle informasjon. Det er forskjellen på ren data og en profesjonell vurdering.
Kan AI erstatte en profesjonell bakgrunnssjekk? Les mer her!
Hva kjennetegner en god analytiker i Semac?
Nøyaktighet, etterrettelighet og evnen til å vurdere informasjon i sammenheng. Vi verifiserer ikke bare det kandidaten selv oppgir, men går til uavhengige kilder der det er relevant, som arbeidsgivere, utdanningsinstitusjoner og andre pålitelige kilder.
Det handler om å være grundig nok til å avdekke avvik, men samtidig ryddig og rettferdig i hvordan man vurderer funn. Vi skal sikre at det vi leverer faktisk holder høyeste kvalitet.
Hvordan balanserer dere hensynet til kunder, kandidater og kilder?
Vi jobber strukturert og transparent, nettopp for å ivareta alle parter. Kunden skal få et godt beslutningsgrunnlag, kandidaten skal behandles rettferdig, og kildene våre skal kunne stole på at vi bruker informasjon riktig.
Det innebærer blant annet at vi er bevisste på hva vi innhenter, hvordan vi vurderer det, og hvordan vi kommuniserer funn. Hvis noe er uklart, skal det håndteres ryddig og med nødvendige kontrollmekanismer.
Hva betyr GDPR og regelverk i hverdagen deres?
Det er grunnmuren. Alt vi gjør må ha et lovlig grunnlag, og vi er bevisste på hvilke opplysninger som er relevante å innhente.
Dersom vi er i tvil, løfter vi det internt. Vi har tydelige rutiner for juridiske og etiske vurderinger før vi går videre. Det er helt avgjørende, både for kvaliteten i arbeidet og for tilliten til prosessen.
Opplever dere avvik eller forsøk på juks?
Ja, det skjer. Vi har en anmerkning i ca 10% av sakene våre, av ulik alvorlighetsgrad. Vi avdekker alt fra små forskjønnelser til mer alvorlige forhold som falsk dokumentasjon eller skjult historikk.
Vi har blant annet sett tilfeller hvor kandidater til kritiske roller har hatt flere alvorlige avvik, det er nettopp derfor denne jobben er viktig.
Har du et eksempel som er litt mer jordnært?
Vi hadde en kandidat som hadde justert opp karakteren sin i faget etikk. Det er nesten litt vanskelig å ikke trekke på smilebåndet av det.
Til slutt, hva er det viktigste folk bør vite om jobben din?
At dette ikke handler om å “ta” noen. Det handler om å sikre en ryddig, objektiv og rettferdig prosess, slik at både arbeidsgiver og kandidat kan være trygge på beslutningen som tas.
Teknologi der det er trygt, og mennesker der det er avgjørende.
Hos Semac kombineres moderne teknologi med erfarne analytikere og tydelige kvalitetsprosesser. Automatisering, integrasjoner og AI brukes der det gir bedre effektivitet og kvalitet, men alltid innenfor trygge rammer, og aldri som erstatning for menneskelig vurdering der det kreves faglig skjønn.
Det er nettopp i dette samspillet mellom teknologi og analytisk kompetanse at kvaliteten i bakgrunnssjekk oppstår.